Основы:
Командная работа, внешние источники данных:
Диаграммы, отчеты, стратегические карты:
Концепция Balanced Scorecard заключается в установлении связей между стратегическими целями и действиями линейного уровня. Взаимодействие между топ-менеджерами и линейными сотрудниками не возможно без определения четких каналов и способов коммуникаций. В этом случае отчеты BSC Designer играют значительную роль.
BSC Designer поддерживает широкий круг отчетов. Отчеты – это отличный способ поделиться информаций, сделать профессиональную презентацию и проанализировать информацию из Balanced Scorecard.
Для того чтобы создать отчет нужно открыть проект Balanced Scorecard и выбрать подходящую команду в меню Отчеты.
Отчеты доступны в нескольких форматах:
HTML отчеты
HTML отчеты могут быть сгенерированы командами «Экспортировать в HTML» и “Отчет для выбранного элементы” из меню Отчеты.
Когда создается такой отчет, пользователь может выбрать временной диапазон и уровень детальности отчета. Самый детальный отчет это отчет под названием «Полный».
HTML отчет может быть автоматически опубликован он-лайн. Для этого пользователю нужно будет указать параметры доступа к FTP серверу.
HTML отчеты содержат диаграммы и графики, их также можно настроить.
Для этого нужно выбрать пункт «Опции отчета» в меню «Отчеты». Там вы сможете выбрать какие именно диаграммы использовать в отчете и в каком виде.
Обзорный отчет
Этот отчет представляет собой HTML файл, который выглядит как классическая Balanced Scorecard, т.е. включает 4-ре или больше категорий с индикаторами верхнего уровня. Количество категорий верхнего уровня в этом отчете ограничено 8-мью.
Отчет по риск-индикаторам
Используйте этот тип отчета, если в вашей scorecard есть риск-индикаторы. Риск индикаторы это специальные индикаторы, которые в качестве единицы измерения используют единицу «риск».
Данный отчет будет сгенерирован для риск-индикаторов и будет содержать специальные виды риск диаграмм. Обычные индикаторы не будут включены в этот отчет.
Отчет ключевых показателей
Этот отчет в точности такой же как и HTML отчет, но он включает информацию об индикаторах и категориях только для выбранного пользователем дня. Таким образом, этот тип отчета даёт пользователь всю необходимую информацию о состоянии Balanced Scorecard на определенный день.
Экспорт в MS Excel
Используя этот тип отчета, пользователь может создать “живую” копию scorecard в MS Excel. Эта scorecard будет содержать все индикаторы и категории из Balanced Scorecard. Пользователь сможет изменять величины индикаторов в файле Excel, и как результат величины производительности будут вычислены заново.
Отчет Excel это отличное средство, если вам нужно передать коллеге Balanced Scorecard, но у вашего коллеги не установлен BSC Designer.
Экспорт в MS PowerPoint
Этот тип отчета поможет создать профессионально выглядящую презентацию для Balanced Scorecard. Отчет включает основные объекты, диаграммы, таблицы с данными. С небольшими изменениями этот отчет может быть использован для целей презентации топ менеджерам, CEO или инвесторам.
Отчет по дереву
Это HTML отчет, который содержит графическую копию Стратегического Дерева. Пользователь может выбрать один из двух видов представления дерева. Используйте этот тип отчета, когда вам необходима графическая копия дерева в вашей презентации.
Отчет по карте стратегии
Этот отчет включает копии всех доступных способов расстановки объектов для карты стратегий. Отчет удобен, когда вам нужно выбрать подходящее визуальное средство представления стратегической карты для вашей презентации.
Процесс создания Balanced Scorecard начинается с определения стратегических целей. Топ менеджеры используют различные методы анализа, чтобы получить список возможных бизнес целей и проблем. Результатом такого анализа является стратегическая карта.
Стратегическая карта это отличный способ визуализировать бизнес цели и способы их достижения. BSC Designer имеет встроенный функционал, отвечающий за Стратегические Карты.
Для перехода в модуль стратегических карт нужно выбрать закладку «Стратегические карты» внизу окна программы.
Если у вас ещё нет стратегической карты, то BSC Designer предложит вам запустить «Мастер расстановки». Вы также сможете запустить этот мастер, используя команду «Мастер расстановки» в меню «Стратегическая карта».
Мастер расстановки
Мастер расстановки имеет несколько предопределенных стилей расстановки.
Выберите один из стилей, наиболее подходящий вашим бизнес целям.
Параметр «Максимальный уровень» отвечает за глубину стратегической карты, т.е. за то какой максимальный уровень вложенности у категорий и подкатегорий использовать.
Также, используя, Мастер Расстановки, вы можете настроить цветовую схему объектов, которые будут размещаться на карте.
Как только Мастер Расстановки создаст стратегическую карту, вы увидите индикаторы и категории на этой карте. Заметьте, что каждый объект там является не просто текстовом объектом, он включает некоторую информацию из Дерева Стратегий, такую как вес индикатора, текущую и целевую величины.
Если вы выполните двойной щелчок мышью на индикаторе или категории на стратегической карте, то BSC Designer переключится в режим Дерева Стратегий и поставит фокус на исходный объект. В режиме просмотре Дерева Стратегий вы можете выполнить щелчок правой кнопкой мыши на индикаторе и выбрать пункт «Найти на карте» для того чтобы найти объект на стратегической карте.
Эти автоматически сгенерированные объекты связаны с объектами в Дереве Стратегий. Если вы удалите индикатор или категорию из Дерева Стратегий, то соответствующий объект будет автоматически удалён из Стратегической Карты. Но эта зависимость односторонняя, т.е. если вы удалите что-то из стратегической карты, то это не повлияет на индикаторы или категории в Дереве Стратегий.
Доработка Стратегической Карты
Стратегическая карта может быть создана «Мастером Размещений» на основе индикаторов, которые имеются в вашей Balanced Scorecard, но вы также можете добавить другие объекты и связи в стратегическую карту.
Используя панель инструментов, вы можете добавить различные объекты на стратегическую карту.
BSC Designer позволяет менять свойства объектов, перемещать, вращать их, создавать различные связи между объектами.
Также возможно изменить те цвета, которые используются для объектов по умолчанию.
Изменение цветовой схемы
Для изменения цветовой схемы вам нужно выбрать пункт «Редактировать шаблон карты» в меню «Инструменты».
BSC Designer откроет проект “template.bsc”. Цвета из этого проекта используются как цвета по умолчанию для любого нового объекта, добавляемого на стратегическую карту. Вы можете сделать нужные изменения и сохранить шаблон.
Другие полезные функции стратегической карты
Есть также другие полезные функции для стратегической карты.
Сегодня диаграммы и графики это стандартные инструменты бизнеса. Хорошее визуальное представление данных экономит время менеджеров и позволяет упростить процесс принятия решений.
BSC Designer может строить диаграммы для индикаторов и категорий Balanced Scorecard. Если вы откроете проект в BSC Designer и выберете любой индикатор или категорию, то для этого элемента будут показаны релевантные диаграммы.
В главном окне BSC Designer вы обнаружите лишь маленькие диаграммы. Для того отобразить больший диаграммы нужно выполнить двойной щелчок мыши по одной из маленьких диаграмм.
Далее следует короткий обзор каждой из доступных диаграмм.
Диаграмма «Оптимизация»
График «Оптимизация» помогает понять текущее состояние производительности индикатора. График состоит из двух важных элементов – величин и линии функции.
Диаграмма «Доли»
Этот вид диаграмм показывает относительную производительность каждого из индикаторов в выбранной категории. Диаграмма поможет выяснить, какой из индикаторов успешный, а какой требует больше внимания.
Диаграмма «Вес»
Эта диаграмма показывает абсолютный вес индикаторов.
Диаграмма «Шкала»
Эта диаграмма показывает текущее значение индикатора, начальное и целевое значение.
Начальное значение показано в виде красной стрелочки, текущее значение в виде большой стрелочки, целевое значение в виде черной стрелочки.
Более того, шкала этой диаграммы оформлена согласно цветовой схеме из настройки стоп-сигналов.
Диаграмма «Ромб»
Диаграмма «Ромб», также известная как диаграмма «Радар» – это визуальное представление текущей величины индикатора, начальной и целевой величины. Диаграмма удобна для того, чтобы найти наиболее хороший или наиболее плохой индикатор в категории.
Диаграмма «Время»
Диаграмма время показывает изменения величин категорий и индикаторов с течением времени.
Диаграмма «Риск»
Диаграмма «Риск» – это специальный тип диаграмм созданный исключительно для риск-индикаторов. Эта диаграмма показывает влияние и вероятность риска. Фон диаграммы окрашен в цвета согласно цветовой схеме стоп-сигналов.
Скройте диаграмму, которая вам не нужна
Если вам не нужна какая либо из диаграмм в BSC Designer, то вы можете скрыть эту диаграмму. Для этого выполните щелчок правой кнопкой мыши на любой из диаграмм и отключите отображение.
Вид «Обзор»
BSC Designer можно переключить в режим «Обзор», в котором все поддерживаемые диаграммы будут показаны в одном месте.
Для того чтобы переключиться в режим «Обзор» вам нужно кликнуть на ярлычке «Обзор» внизу окна.
Инструмент «Обзор» это отличный способ визуализации, который поможет проанализировать данные индикатора быстро.
В BSC Designer есть несколько способов, чтобы получить доступ к внешним источникам данных. Данные могут быть импортированы как величины, данные могут быть доступны как «Импортированные индикаторы» или «SQL индикаторы»
Важно понимать разницу между этими подходами.
Импортирование величин
Когда мы имеем дело с «Импортированием величин», то мы копируем данные в проект Balanced Scorecard. Если исходные данные будут обновлены, то обновление не коснётся уже проимпортированных данных. Нужно будет повторять операцию импорта снова. Подробнее…
Импортированные индикаторы
Когда мы используем «Импортированные индикатор» мы не копируем данные, вместо этого мы создаем связь между двумя проектами scorecard. Если величины в исходном scorecard будут обновлены, то они автоматически будут обновлены и текущем проекте. «Импортированные индикаторы» созданы для того чтобы получить доступ к данным других проектов BSC Designer. Подробнее…
SQL индикаторы
Используя «SQL индикаторы» мы устанавливаем связь между текущим проектом и внешним источником данных. SQL индикаторы подобны “Импортированным индикаторам». Разница заключается в том, что SQL индикаторы созданы для того, чтобы получить доступ к внешним источникам данных путём использования SQL запросов. Подробнее…
Цель Balanced Scorecard – связать стратегические цели высокого уровня с действиями линейного уровня. Ключевое правило, которому вам нужно следовать для достижения этой цели, это вовлечение людей. Вам нужно вовлекать людей, когда вы создаете Balanced Scorecard, вам нужно вовлекать людей, когда вы используете Balanced Scorecard.
BSC Designer позволяет связываться с индикаторами из других проектов созданных в BSC Designer.
Если индикатор в исходном проекте будет обновлен, то его значение будет обновлено и в нашем scorecard также. Это отличный способ организовать командную работу и создать каскады Balanced Scorecard. Например, каждое бизнес подразделение может иметь свой собственный scorecard. Scorecard-ы отдельных подразделений будут совмещены в один scorecard топ менеджмента путём использования импортируемых индикаторов.
Импортирование индикаторов
При помощи импортированных индикаторов пользователь может получить доступ к данным для индикаторов из других проектов balanced scorecard.
Для того чтобы импортировать индикаторы пользователь должен выбрать команду «Импортировать индикатор» в меню «Дерево стратегий»
На следующем шаге нужно указать проект-источник. Здесь есть несколько возможностей – проект источник может быть расположен на том же компьютере, в локальной сети или на удаленном HTTP или FTP сервере.
Как только проект был выбран, BSC Designer прочитает имена доступных в проекте индикаторов. Вам нужно выбрать один из этих индикаторов и нажать «ОК» для того чтобы создать новый импортированный индикатор.
Теперь если величина индикатора изменится в исходном проекте, то она изменится и в нашем текущем проекте тоже.
Импортированные индикаторы обновляются автоматически когда вы открываете проект. Или вы можете обновить индикаторы в ручную выбрав команду «Обновить импортированные индикаторы» в меню Инструменты.
Делегировать как проект
Другой способ создать импортированные индикаторы это использование команды «Делегировать как проект».
Если мы работаем с Balanced Scorecard высокого уровня, например с Balanced Scorecard топ менеджмента компании, то нам может потребоваться делегировать часто работы на более низкий уровень.
В этом случае пользователю нужно выбрать одну из категорий в Дереве Стратегий, выполнить правый щелчок мыши на категории и выбрать пункт «Делегировать как проект».
Следующий шаг это выбор местоположения нового проекта Balanced Scorecard. Самая лучшая возможность для обеспечения командной работы это делегировать проект на FTP сервер, к которому имеют доступ другие сотрудники.
После этого новый проект будет создан в указанном месте. Новый проект будет связан с родительским проектом автоматически. Когда ваши сотрудники будут работать над проектом, вы увидите результаты в своей balanced scorecard высокого уровня.
Если нужно, то вы можете углубиться в одну из ветвей проекта до индикатора более низкого уровня, который влияет на производительность категории на высоком уровне.
Доступ к проектам на FTP
Для того чтобы получить доступ к проектам расположенным на FTP сервере нужно воспользоваться командами «Check in» и «Check out» в меню Файл.
Для начала нужно сделать «check in» для проекта за который вы отвечаете. Выберите команду «Check in проект» в меню Файл, таким образом вы получите локальную копию проекта. После этого вы можете обновить индикаторы или категории. Когда вы сделали необходимые изменения вам нужно сохранить проект на FTP сервер. Для этого вам нужно выбрать команду «Check out проект» в меню Файл.
Меры безопасности
Один из способов обеспечить безопасность данных при командной работе это использование соответствующих инструментов безопасности сервера. Например, каждый пользователь может иметь свой собственный пароль для FTP. Этот вопрос решается системным администратором.
Используя BSC Designer, вы также можете назначить пароль на проект. Выберите пункт “Свойства документа» в меню Файл. Перейдите на закладку «Пароль», там вы можете назначить пароль для чтения и записи.
Обычно проект Balanced Scorecard включает величины из различных источников данных. Большая часть данных, относящихся к индикаторам вводить вручную. Некоторые данные такие как величины для финансовых индикаторов могут быть введены напрямую из корпоративной базы данных – ERP или CRM системы.
SQL индикаторы используются в BSC Designer для того чтобы получить доступ к величинам из внешних источников данных.
Для того, чтобы создать SQL индикатор пользователь должен выбрать пункт «Новый SQL индикатор» в меню «Дерево стратегий».
Программа откроет диалог, где нужно будет указать источник данных.
На втором шаге будет необходимо указать SQL запрос, которые должен быть использован для того, чтобы получить данные.
Цель SQL запроса – получить данные, используя определенные параметры и вернуть соответствующую величину индикатора. Типичная задача заключается в том, что в качестве параметра запросу передается дата, а в качестве результата возвращается величина, соответствующая этой дате.
Работа с SQL индикаторами это комплексная задача, которая требует широких знаний SQL и протоколов по доступу к данным.
На нашем сайте вы найдёте статью, описывающую процесс использования SQL индикаторов по шагам: http://www.bscdesigner.com/sql-indicators-with-bsc-designer.htm
Обычно проект Balanced Scorecard разрабатывается с применением различных средств. Некоторые данные вводятся в ручную, доступ к некоторым данным осуществляется через корпоративную базу данных, некоторые данные импортируются в виде таблицы, например из Excel.
Иногда встаёт и противоположная задача, когда нужно экспортировать данные из Balanced Scorecard в стороннее приложение.
Экспорт величин на практике осуществляется просто. Нужно кликнуть правой кнопкой мыши на индикаторе, выбрать команду «Экспортировать величины» и следовать инструкциям Мастера по Экспорту, который позволит указать какие данные экспортировать и в каком формате.
В большинстве случаев вам нужно будет импортировать данные в Balanced Scorecard из каких-либо внешних источников, например из MS Excel. Вот краткое руководство по импорту данных в этом случае.
Вам нужно выбрать индикатор или категорию, выполнить правый клик на этом объекте и выбрать пункт «Импортировать Величины» в меню:
После этого вам нужно выбрать источник данных, который может быть CSV файлом, MS Excel файлом или данными, вводимыми вручную (путём копирования и вставки данных). Если вы вводите данные вручную, то вы сможете указать какие разделители программа должна использовать, чтобы обработать эти данные.
Шаг 2 – выберите источник данных
Если на первом шаге вы выбрали в качестве приёмника для импорта Категорию, то вы сможете:
Если на первом шаге вы выбрали индикатор, то вы сможете:
Самый сложный вариант это импорт величин для нескольких индикаторов
Если вы импортируете несколько индикаторов, то программе нужно будет знать, где необходимо искать имя индикатора и имя его родительской категории.
На следующем шаге вам нужно объяснить BSC Designer значение колонок в импортируемом наборе данных. Например, нужно объяснить, что колонка 1 соответствует имени родительской категории индикатора, колонка 2 должна быть ассоциирована с именем индикатора, колонка 3 должна быть ассоциирована с величиной индикатора и т.д.
Важный нюанс - это указание, какая колонка содержит информацию об имени индикатора и его родительской категории.
Также вы можете сказать BSC Designer , что одна из колонок в ваших данных содержит информацию о датах. Таким образом, BSC Designer будет импортировать величину индикаторов во временные точки соответствующие дате.
Если вы импортируете индикаторы только для одной временной точки, то вам необходимо выбрать опцию «Использовать текущую дату из календаря».
Импортирование и экспортирование данные может быть сложной задачей. Рядом со ссылкой на это видео вы найдёте ссылку на детальную статью описывающую процесс импорта данных.
Обычно система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) это не статический документ – он меняется со временем. Величины индикаторов меняются, их вес меняется, общая производительность меняется. BSC Designer позволяет создать временные точки для того, чтобы помочь пользователям справиться со всеми этими изменениями.
Каждый индикатор в BSC Designer имеет свою собственную величину. Для того чтобы узнать значение индикатора нужно выбрать индикатор в Дереве Индикаторов и результат будет показан внизу, в поле Величина.
Поле Величина для ввода текущего значения индикатора
Индикаторы и временные точки
Величина индикатора не является фиксированной, она может меняться для каждой временной точки, т.е. для каждой даты.
В BSC Designer есть календарь, который показывать текущее состояние временных точек.
Если дата в календаре обозначена жирным форматированием, то это значит, что для одного из индикаторов проекта для этой даты была назначена определенная величина.
Цвет текстового поля «Величина» в этом случае синий:
Если дата в календаре имеет нормальный стиль, то значит что для этой даты нет индикаторов с определенными величинами.
Если вы выберете в календаре дату, для которой не назначены величины, то BSC Designer всё равно покажет значения индикаторов для этой даты, которые наследуются от последней известной величины:
В этом случае цвет текстового поля «Величина» серый
Если цвет текстового поля «Величина» черный, то это значит, что в вашем проекте Balanced Scorecard пока ещё нет временных точек.
Другие способы введения значений индикатора
Для того чтобы изменить значение индикатора необходимо выбрать нужный индикатор и изменить значение в поле «Величина». Существуют также другие способы, которые помогают автоматизировать ввод значений.
Редактор величин
Редактор величин позволяет видеть значения индикаторов для всех временных точек сразу.
Для того чтобы запустить редактор величин используйте команду «Редактировать величины» в меню «Дерево Стратегий».
Появившийся диалог включает информацию о временных точках и настройках индикаторов, связанных с этими временными точками, т.е. информацию о весе, мин и макс величинах, начальной и целевой величине, текущей величине индикатора.
Вы можете использовать этот диалог для редактирования значений индикатора.
Существую также альтернативные способы для указания величин индикаторов, такие как импортирование данных из внешних источников, импортирование индикаторов, SQL-индикаторы.
BSC Designer предоставляет пользователю широкий круг средств визуализации, которые помогают понять текущее состояние Balanced Scorecard.
В Дереве Стратегий вы найдёте стоп-сигналы (маленькие кружки различного цвета) и индикаторы динамики (стрелочки разных цветов). Оба эти инструмента помогут вам понять, как изменяются показатели индикаторов.
Стоп-сигналы ответственны за отображение текущего состояния индикаторов. Если состояние индикатора плохое (т.е. его производительность слишком низкая), то будет показан красный стоп-сигнал.
Индикаторы динамики показывают изменение в производительности индикатора. Если относительно последней временной точки величина индикатора увеличилась, то вы узнаете об этом, т.к. программа покажет соответствующую стрелочку рядом с индикатором.
Стоп-сигналы и индикаторы динамики полностью настраиваемые. Воспользуйтесь командой «Опции приложения» в меню «Инструменты» для того чтобы работать с этими настройками
Используя эти настройки, вы можете указать, нужно ли показывать стоп-сигналы и индикаторы динамики. Вы также можете указать для каких значений индикаторов, какие изображения показывать.
Пользователям BSC Designer доступны два основных вида отображения для Дерева Стратегий:
Используемый вид можно поменять в опциях программы. Если вы используете вид с колонками, то ваши индикаторы будут структурированы в форме таблицы.
Если вам не нужно отображение некоторых колонок, то вы можете скрыть их. Для этого выполните правый щелчок мыши на заголовке колонок и отключите отображение одного из пунктов
Команда “Отчет по дереву стратегии” доступная в меню Отчеты позволит создать графическую копию Дерева Стратегий в виде HTML отчета. Вы найдёте другие полезные отчеты, которые может генерировать BSC Designer в меню Отчеты.